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由于请假暂时工作交接给其他人 邮件中 应该怎么说明

发布时间:2019-07-04 12:32 来源:未知 编辑:admin

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  那在邮件中要明确说明你请假的时间段,所需要交接的工作内容详情和工作相关的信息,以便其他人能够迅速接手你的工作。

  1.所有员工应在公司统一的电子邮件系统的信箱中发送和接收公务电子邮件,无特殊情况不得使用私人邮箱。

  3.密码严格保密,公司、部门邮箱密码只能是规定范围人员知晓,不得外泄,建议每3个月更换一次密码。

  4.按照撰写次序撰写邮件,这样会更清晰;相信大家都有这样的经历:发了邮件,但未带附件;或者信未写完就不小心发出去了;或者主题偏离、罗嗦等情况发生,按照次序撰写会减少失误。

  5.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件,如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。 如果附件过大,应分割成几个小文件分别发。

  6.简单陈述你想要收信人如何处理邮件的内容(包括附件),收件人只需要浏览,还是需要下一步动作,明确在邮件里注明想让收件人如何处理。

  7.重要的内容可以用粗体加粗或者用大写。每一段中间要空一行,方便别人阅读。如果事情比较复杂,繁多的线.表达要简洁,直接,明确。不要把很多事情写在一段中,显得非常冗长,没有条理性。

  9.正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让阅读者拉滚动条才能看完你的邮件。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

  10.若首次与对方发邮件沟通,首先应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重。不可没头没脑就叙述正事,以免收信人不知道来信人是谁还要到邮件最后查看签名档。

  11.注意Email的论述语气,根据收件人与自己的熟络程度、等级关系,选择恰当的语气进行叙述,以免引起对方不适。

  12.选择便于阅读的字号和字体,建议采用系统默认的字体字号。中文用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。不要过大以免拉滚动条,也不要过小。

  13.当然前因后果实在太复杂的话,还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟,电话或者面谈会是更经济的选择。建议邮件用提纲,然后面谈或电线.关于签名档公司要求统一格式的签名档,包括名字、职位、电话、传真、邮件,可能还有公司的Logo或者网址。

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